En esta nota
En resumen
- El plan empresarial es la medida que más riesgo saca por menos esfuerzo: la garantía está por contrato.
- Clasificá la información en tres categorías antes de que alguien tenga que decidir apurado.
- Prohibir sin dar alternativa no reduce el uso: reduce la visibilidad del uso.
- Cuatro preguntas al proveedor, y que las respuestas estén en el contrato y no en un correo.
En casi toda empresa que empieza a usar inteligencia artificial pasa lo mismo, en este orden: primero alguien la usa por su cuenta con una cuenta gratuita, después se difunde entre compañeros, y en algún momento alguien pregunta en voz alta si eso está bien.
Para entonces ya pasaron por ahí presupuestos, contratos y datos de clientes. La conversación llega tarde, pero llega, y conviene tenerla con información en vez de con intuiciones.
Lo primero: no es lo mismo el plan gratuito que el empresarial
Esta distinción explica la mayor parte de las respuestas.
| Plan personal o gratuito | Plan empresarial |
|---|---|
| El contenido puede usarse para mejorar los modelos, a veces según una opción que hay que desactivar | Por contrato, el contenido no se usa para entrenar |
| Sin control central de quién accede | Administración de usuarios y permisos |
| Sin garantías contractuales para la empresa | Acuerdo firmado, con obligaciones exigibles |
| Retención según política general | Políticas de retención configurables |
La diferencia de precio entre uno y otro es, en general, chica comparada con el riesgo que cubre. Y sobre todo: el plan empresarial convierte una zona gris en un documento que se puede mostrar si alguien pregunta.
Si en tu empresa ya se usa la herramienta con cuentas personales, contratar un plan empresarial es la medida que más riesgo saca por menos esfuerzo. Y no requiere prohibir nada.
La decisión que hay que tomar antes
Independientemente del proveedor, conviene una clasificación simple de la información de la empresa. Tres categorías alcanzan, y se arma en una reunión de una hora.
| Categoría | Ejemplos | Regla |
|---|---|---|
| Puede salir sin problema | Material público, catálogos, textos de marketing, documentación general | Uso libre con cualquier herramienta |
| Interna, con cuidado | Procedimientos, presupuestos, correspondencia comercial | Solo en herramientas con plan empresarial |
| No sale | Datos personales de terceros, información médica, legajos, credenciales, material bajo confidencialidad firmada | No se sube. Si hace falta, se anonimiza primero |
Lo importante de este ejercicio no es la tabla: es que la decisión quede tomada antes de que alguien tenga que decidir apurado, con un archivo abierto y una tarea que entregar.
Anonimizar, cuando sirve
Para muchos casos hay un camino intermedio que se usa poco: reemplazar los datos identificatorios antes de subir.
Un reclamo de un cliente puede analizarse perfectamente con "CLIENTE_A" en lugar del nombre, sin documento y sin teléfono. El análisis sale igual y la exposición baja a casi cero. Lo mismo con un análisis de gastos donde los proveedores son "PROVEEDOR_A" y "PROVEEDOR_B".
Una advertencia honesta: un texto puede identificar a alguien aunque no lleve su nombre, si el caso es suficientemente particular. En una empresa chica, "el cliente de Neuquén que reclamó por la entrega de septiembre" identifica a una persona con bastante precisión. Anonimizar ayuda, no es magia.
El problema del uso en la sombra
La reacción más común de una empresa que se asusta es prohibir. Y produce el peor resultado posible.
La gente no deja de usar la herramienta: la usa desde su cuenta personal, en su teléfono, sin que quede registro. Se pierde lo poco de control que había y se suma que nadie va a consultar una duda, porque consultar implicaría admitir que la está usando.
Lo que funciona es lo contrario: dar una herramienta aprobada y una regla corta. Si hay una opción oficial que funciona bien, casi nadie se toma el trabajo de usar la propia.
Prohibir sin dar alternativa no reduce el uso: reduce la visibilidad del uso. Es la peor combinación posible para cualquier tema de riesgo.
Una regla que se puede escribir en cinco líneas
Las políticas largas no se leen. Esta versión corta cubre la mayoría de las situaciones:
- Usamos la herramienta aprobada con la cuenta de la empresa. No cuentas personales para trabajo.
- No se suben datos personales de terceros, legajos, información médica ni claves.
- Si un cliente nos hizo firmar confidencialidad, su material no sale de nuestros sistemas.
- Todo lo que vaya a un cliente lo revisa una persona antes de salir.
- Ante la duda, se pregunta. Preguntar no trae problemas.
La quinta línea es la que hace funcionar a las otras cuatro. Si preguntar tiene costo social, nadie pregunta y las reglas se aplican a criterio de cada uno.
Qué preguntarle a un proveedor
Si estás evaluando contratar una plataforma que usa IA por detrás, cuatro preguntas ordenan la conversación:
- ¿Usan nuestro contenido para entrenar modelos? Que la respuesta esté en el contrato, no en un correo.
- ¿Qué proveedor de IA usan por detrás y bajo qué condiciones? Muchas plataformas son una capa sobre un modelo de un tercero, lo cual está bien si lo dicen.
- ¿Cuánto tiempo retienen la información y cómo se borra?
- ¿Dónde se procesa? Relevante si manejás datos con requisitos de localización.
Un proveedor serio contesta las cuatro sin incomodarse. La incomodidad ante estas preguntas ya es una respuesta.
El resumen
- Plan empresarial: la medida que más riesgo saca por menos esfuerzo.
- Clasificá en tres categorías antes de que alguien decida apurado.
- Anonimizar sirve, con la salvedad de que un caso muy particular identifica igual.
- No prohíbas sin dar alternativa.
- Cinco líneas de regla, y que preguntar no tenga costo.
- Al proveedor, las cuatro preguntas, y en el contrato.
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Conocer el LAB AI ›Preguntas frecuentes
¿La IA se entrena con lo que subo?
Depende del plan. Los planes empresariales de los proveedores principales establecen por contrato que no usan el contenido para entrenar sus modelos. En los planes gratuitos o personales esa garantía suele no existir o ser más débil, y a veces depende de una opción de configuración que hay que desactivar a mano.
¿Qué información no conviene subir nunca?
Datos personales de terceros sin base legal para tratarlos, información médica, legajos de empleados, credenciales y claves, y todo lo que esté bajo obligación contractual de confidencialidad con un cliente. Esa decisión conviene tomarla antes, no cuando alguien ya arrastró una carpeta.
¿Sirve de algo anonimizar antes de subir?
Sí, y es una práctica razonable para muchos casos. Reemplazar nombres, documentos y datos de contacto por etiquetas permite aprovechar la herramienta sin exponer a las personas. Hay que tener presente que un texto puede identificar a alguien aunque no lleve su nombre, si el caso es suficientemente particular.
¿Cómo evito que el equipo suba lo que no debe?
Con una regla corta, escrita y conocida, más una alternativa disponible. Prohibir sin dar una herramienta aprobada produce uso en la sombra: la gente termina usando su cuenta personal, que es el peor escenario porque además no queda registro.
Escrito a partir de lo que vemos en las sesiones del LAB AI, el programa en vivo donde cada participante implementa IA en los procesos reales de su negocio.